Hướng dẫn viết CV và Resume xin việc

(Quocchien242) Chào các bạn, tôi đã trở lại với công việc hướng dẫn cho các bạn trẻ trên con đường sự nghiệp. Bạn đã viết báo cáo thực tập, đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Và bây giờ là lúc bạn chuẩn bị cho quá trình bước vào cuộc sống mới, tìm việc và làm việc. Bạn sẽ có khoảng 40 năm để cho sự nghiệp. Có người nhiều hơn, có người ít hơn, tựu trung lại thì đây là phần quan trọng nhất trong quãng thời gian của đời người. Bạn xây dựng và thể hiện, thành công và thất bại… tất cả sẽ được minh chứng rõ nét trong giai đoạn này. Hãy đi tiếp nào.

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ nhất thường gồm những giấy tờ sau:

- 1 sơ yếu lý lịch theo mẫu sẵn, có đóng dấu xác nhận của địa phương nơi cư trú.

- 1 resume (tự thuật), hoặc CV (sơ yếu lý lịch) tự viết, giới thiệu chi tiết về bản thân. (có thể là tiếng Việt, tiếng Anh hoặc cả 2).

- 1 đơn xin việc tự viết (tiếng Việt, tiếng Anh hoặc cả 2).

- Các bằng cấp chứng chỉ liên quan (bằng tốt nghiệp, chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, kỹ năng mềm…).

- Bảng điểm học tập tổng hợp toàn khóa.

- Giấy khai sinh.

- Giấy chứng nhận sức khỏe.

- Ảnh 3×4, hoặc 4×6.

- Chứng minh thư hoặc Sổ hộ khẩu photo (không quan trọng, chỉ đưa ra nếu có yêu cầu).

Những giấy tờ trên, tùy nơi yêu cầu, có thể là bản viết tay, photo, có hoặc không có đóng dấu công chứng của chính quyền. Trong một số trường hợp có thể lược bỏ một số giấy tờ không thật quan trọng như: CMT, Hộ khẩu… Ngoài ra, nếu người ta có yêu cầu gì thêm, thì cứ từ từ chuẩn bị tiếp.

Phía ngoài bìa bộ hồ sơ có một số nội dung mà bạn phải điền vào. Cụ thể như sau:

Trên cùng, ngay dưới chữ “Hồ sơ” có 1 dòng kẻ, nhiều người thường điền từ “Xin việc” – đó là một sai lầm! Thay vào đó, bạn nên đề là vị trí mà mình ứng tuyển (vd: Nhân viên kinh doanh, Chuyên viên tư vấn…). Mục đích để giúp nhà tuyển dụng phân loại hồ sơ, đỡ mất thời gian và phần nào khẳng định sự tự tin, có sự tìm hiểu kĩ của mình. (Đôi khi họ cũng sẽ đề nghị ghi luôn số mobile của mình ở dưới để tiện liên hệ).

Tiếp đó đến mấy dòng kẻ ở dưới để bạn ghi tên, tuổi, địa chỉ và liệt kê những tài liệu có trong bộ hồ sơ. Lưu ý là số lượng dòng có hạn, nên gộp chung những nội dung liên quan đến nhau và bố trí vào các dòng cho hợp lý.

Ví dụ ghi bìa vỏ hồ sơ

Bên trong hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự từ giấy tờ quan trọng nhất –> ít quan trọng nhất.

Thường là: Đơn xin việc –> Resume –> SYLL –> Bằng cấp, chứng chỉ –> Giấy khai sinh –> Giấy khám sức khỏe –> những thứ linh tinh khác.

Giấy cho dù là in hay photo thì cũng phải chọn loại trắng, dầy, sạch sẽ. Khoảng cách dòng, bố cục trình bày sáng sủa, không sai chính tả, không lạm dụng gạch chân, in đậm, in nghiêng… coi chừng phản tác dụng. Nếu có nhiều giấy tờ, nên dùng 1 cái kẹp ghim tất cả lại, tránh rơi rớt, thất lạc.

—————————————-

Bây giờ đến phần nội dung chi tiết:

1.Đơn xin việc:

Nếu nội dung viết ngắn thì gọi là “Đơn xin việc” (ĐXV) , viết dài thì gọi là “Thư xin việc” (TXV).

ĐXV thì chỉ có 5 – 10 dòng ngắn gọn, đi thẳng vào nội dung chính. Ngoại trừ phần tiêu đề: CHXHCNVN, Kính gửi, Tôi là… thì nên chia làm 3 khổ.

+ Khổ 1 – cho biết bạn nắm được tin tuyển dụng từ đâu, và ứng tuyển cho vị trí gì.

+ Khổ 2 – giới thiệu sơ lược bản thân, thành tích, kĩ năng, kinh nghiệm.

+ Khổ 3 – Khẳng định thêm 1 lần nữa thế mạnh bản thân và mong muốn trúng tuyển, cam kết nếu trúng tuyển, cám ơn người đọc và thông tin liên lạc bản thân khi cần.

Kính thư, ký tên, đóng dấu.

---

Ngoài ra, còn 1 bí quyết cực kỳ quan trọng nữa, giúp ĐXV của bạn không chỉ khác biệt, nổi bật hơn so với các ứng viên khác – mà còn gây ấn tượng lớn với NTD. Chỉ cần thêm khổ này vào ĐXV một cách khéo léo, sẽ giúp cho cơ hội được gọi tham gia phỏng vấn của bạn tăng lên ít nhất 30%. (Xem chi tiết trong khóa học: “Học viết CV cùng chuyên gia”).

---

Sở dĩ ĐXV chỉ viết ngắn gọn, vì nó được bản Resume phía sau phân tích chi tiết rồi. Trong khi đó, TXV thì lại khác, nó gộp chung cả ĐXV và Resume lại. Cách này thường áp dụng, khi gửi qua mail, fax với số lượng giấy tờ, văn bản hạn chế. TXV sử dụng lối viết văn mềm mỏng, linh hoạt hơn. Giới thiệu về công việc mình từng làm, phân tích nguyên nhân, kết quả. Bày tỏ nhiệt huyết, tham vọng… Tuy nhiên không phải công ty nào cũng yêu cầu cái này. Hơn nữa hiện nay ở Việt Nam vẫn dùng hình thức cổ điển là ĐXV làm chính. Nên tìm hiểu kĩ, và nộp hồ sơ cho phù hợp.

Ngày trước đã là ĐXV hay TXV thì đều yêu cầu viết tay. Mục đích để các nhà quản trị nhân sự dựa vào đó dự báo tính cách, kĩ năng của ứng viên (kiểu bói chữ). Nhưng hiện tại, điều này không quá quan trọng nữa. Bởi lẽ ngay những chuyên gia phân tích chữ viết cũng không chỉ căn cứ vào 1 tờ giấy A4 vài trăm chữ mà đánh giá chuẩn xác về 1 con người, hơn nữa ở Việt Nam những chuyên gia như thế lại càng hiếm. Thay vào đó, nhà tuyển dụng (NTD) linh hoạt, cho phép ứng viên soạn thảo ĐXV trên máy tính và in ra với chữ ký tay. Điều này giúp văn bản sáng sủa, đẹp đẽ, trình bày thoáng, đủ hơn nhiều.

2.Tự thuật:

Resume, ở 1 số nơi gọi là CV (Curiculum Vitae) có thể dịch là “bản SYLL tự thuật” hoặc “bản giới thiệu sơ lược về bản thân”. Có điều, những mẫu bán sẵn đã quá cũ rồi. Chẳng ai quan tâm chuyện bố mẹ bạn trước Cách Mạng tháng 8 làm gì, hoàn cảnh gia đình ra sao… Cái họ cần biết là chính con người bạn. Vì thế Resume ra đời, để trình bày chi tiết hơn về bản thân bạn.

Những phần quan trọng của resume là:

- Thông tin chung (Thông tin cá nhân)

- Mục tiêu nghề nghiệp (tham vọng, mơ ước của bản thân)

- Kỹ năng (ở đây là những kỹ năng mềm bạn tự có hoặc đã học và rèn luyện được)

- Kinh nghiệm (Trình bày chi tiết những việc đã làm, nhưng phải khúc chiết, nhấn mạnh được những lợi thế của bản thân và thành tích mình đạt được)

- Học vấn (Bằng cấp, chứng chỉ)

- Hoạt động xã hội (Có cái này sẽ giúp thêm điểm với nhà tuyển dụng)

- Sở thích (Những sở thích, sở trường của bản thân)

- Người chứng nhận (Người “bảo kê” cho bản SYLL này của bạn).

Bí quyết để ghi những nội dung trên tốt nhất như sau:

- Thông tin chung: Cơ bản nhất – Tên, ngày sinh, điện thoại, địa chỉ, email, giới tính. Hết. Nếu bạn ứng tuyển cho vị trí đòi hỏi sự sáng tạo hoặc quan hệ rộng (vd: thiết kế đồ họa, PR, marketing…) thì có thể ghi thêm vào đây địa chỉ blog hoặc website cá nhân cũng rất tốt.

- Mục tiêu nghề nghiệp: Nói hoành tráng 1 tí, miễn là đừng quá bốc đồng, viển vông là được. Ví dụ: Muốn là 1 chuyên viên tư vấn xuất sắc, trở thành nhà quản lý giỏi, muốn có thành tích tốt trong công việc, cống hiến lâu dài cho công ty… Nói chung, NTD thích những người có tham vọng, biết nhìn về tương lai và cam kết cộng tác dài hạn với cty.

Bạn cũng có thể chia thành Mục tiêu ngắn hạn và Mục tiêu dài hạn nếu muốn. Tuy nhiên, cần lưu ý nguyên tắc rằng: Phần này không nên dài quá 5 dòng và ghi càng chi tiết càng tốt.

- Kỹ năng: Tức là những kĩ năng mềm mà mình có. NTD ngày càng quan tâm đến yếu tố này. Những kĩ năng quan trọng nhất là: khả năng làm việc nhóm, làm việc độc lập, chịu áp lực công việc cao, đi công tác xa, làm việc ngoài giờ, kĩ năng ngoại ngữ và tin học, trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp, xây dựng mục tiêu…

Đối với sinh viên mới ra trường hoặc những người trẻ tuổi, ít kinh nghiệm làm việc, nên chú trọng phân tích, liệt kê phần này thật ấn tượng để khỏa lấp những hạn chế, thiếu sót ở các phần sau.

- Kinh nghiệm: Dù bạn là mẫu người hay nhảy việc đến đâu thì cũng nhớ là đừng có liệt kê nhiều quá vào đây. Chỉ nên chọn tối đa 3, 4 công việc hay 3, 4 cty mà mình từng làm và thành công nhất theo thứ tự từ gần đây nhất trở đi. Bao gồm:

• Thời gian từ lúc bắt đầu làm đến lúc nghỉ,

• Vị trí nắm giữ, bộ phận công tác và cty mình đã làm.

• Nội dung công việc chính, thành tích đạt được và lý do vì sao rời bỏ công việc đó.

Lời khuyên là hãy cố gắng đưa các con số vào phần này (ví dụ: doanh số bán hàng, số hợp đồng đạt được, những dự án đã làm, số nhân viên dưới quyền…) sẽ giúp gây ấn tượng với NTD nhiều hơn. Còn lý do nghỉ việc, dù có “giận dỗi” công ty cũ đến đâu thì cũng đừng nói đúng sự thật, phải “khéo léo biến đổi” 1 chút. Nếu chán việc thì bảo là công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, trong khi tôi mong muốn được làm trong môi trường cạnh tranh nhiều hơn. Lương thấp thì bảo là muốn nhận nhiều trách nhiệm, cống hiến nhiều hơn và nhận được những phần thưởng xứng đáng với những gì mình bỏ ra. Công việc vất vả thì bảo là nó chiếm của tôi quá nhiều thời gian, không có điều kiện để phát triển kĩ năng khác và xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả…

Bạn không cần phải nói dối trong hồ sơ xin việc (đó là điều cấm kị!). Thay vào đó hãy tìm ra những lý do tích cực nhất có thể khi nhìn về những công việc đã qua và những công ty mình đã từng làm. Một thái độ tích cực là điều quan trọng nhất giúp bạn vượt qua khủng hoảng thất nghiệp và nhanh chóng có được việc làm mới tốt hơn.

- Học vấn: Phần này nói rằng mình là sinh viên trường gì, chuyên ngành ra sao, chuyên môn đào tạo, vị trí (lớp trưởng, thủ quỹ…), ko quên các giải thưởng, thành tích nếu có (giải nhất toán sinh viên toàn quốc, giải nhì đá cầu cấp trường, giải ba giọng hát hay toàn khoa, giải khuyến khích khi làm cổ động viên cho những người khác…).

Các chứng chỉ, văn bằng khác (ngoại ngữ, tin học, chứng chỉ kế toán, luật…) cũng nêu vào đây nhé. Đối với sinh viên mới ra trường, và những người ít kinh nghiệm thì nên viết phần này cho nó dài dài, hoành tráng tí nha.

- Hoạt động xã hội: Bí thư đoàn phường, sinh viên tình nguyện, giúp đỡ người tàn tật, bảo vệ môi trường… tất cả những hoạt động ngoại khóa liệt kê vào đây. Mục đích chứng tỏ bạn là người tích cực, giao tiếp xã hội tốt, có tinh thần tập thể và hi sinh cho lợi ích chung. Có cái này là thêm điểm trong mắt NTD đó.

- Sở thích: Một cái mục con con này, mà không phải cứ viết chơi là được đâu nha. Đúng là những thứ mình thích, nhưng phải liên quan tới công việc mình ứng tuyển. Nếu làm kinh doanh thì “thích đi du lịch”, nếu làm hướng dẫn viên du lịch thì “thích tìm hiểu lịch sử, văn hóa các nơi”, nếu làm kế toán thì “đặc biệt ưa thích những con số”, nếu làm design, thiết kế quảng cáo thì “thích vẽ vời”. Con trai thì thích bóng đá, con gái thì thích nhảy dây – ấy là nói lên tính làm việc tập thế đó.

- Người chứng nhận: Nếu tự tin thì cứ liệt kê ra 2, 3 người (cấp trên trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới trực tiếp, thầy cô giáo đã dạy, bạn bè, người thân trong gia đình) và thông tin về họ. Bình thường thì chỉ cần viết “Sẽ đáp ứng khi có yêu cầu” là đủ. Những người này bạn phải xin phép họ trước, cẩn thận thì gửi CV cho họ xem và nắm được những gì mình muốn thể hiện. Nếu được họ viết cho 1 bức thư giới thiệu thì quá tuyệt vời rồi.

Trên đây là hướng dẫn cách viết CV tương đối ấn tượng. Để có thể thu hút được nhà tuyển dụng các bạn phải để tâm và hết sức sáng tạo. Tùy vào mỗi ngành nghề, mỗi loại hình công ty và cá tính của mỗi người để có cách viết khác nhau. Thông thường, với những người dưới 5 năm kinh nghiệm và ứng tuyển cho vị trí nhân viên thì độ dài không quá 2 trang A4. Nếu nhiều kinh nghiệm, ứng tuyển cho vị trí quản lý hoặc cho dự án thì nên viết dài và chi tiết hơn về thành tích, kinh nghiệm của mình.

—————————————-

Bạn cũng có thể quan tâm tới:

- Bộ cẩm nang: “21 mẫu CV cho người tìm việc”

- Khóa học: “Học viết CV cùng chuyên gia”

Để biết chi tiết, hãy liên hệ với tôi qua email: quocchien242@gmail.com. Chúc các bạn thành công.

 

- Nguyễn Quốc Chiến,
Chuyên gia tư vấn, đào tạo