[Tư vấn] Viết email xin việc đúng cách

(Quocchien242) Thư của 1 độc giả: "Chào anh Chiến. Anh có thể hướng dẫn em cách viết 1 gmail đúng cách không ạ? Em cảm ơn ạ".

- Lê Thị Hải An,

------

Trả lời:

Một bức email xin việc được viết đúng cách, cần đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

1/. KHÔNG-ĐƯỢC-MẮC-LỖI-CHÍNH-TẢ. Gmail chỉ là 1 trong các chương trình email, chứ không phải là duy nhất. Lỗi chính tả không chỉ nằm ở cách phát âm, mà còn ở cách sử dụng từ ngữ phù hợp.

2/. Có Tiêu đề (Subject) và Nội dung (Content) đầy đủ. Rất nhiều người bỏ sót 1 trong 2 thành phần này. Tất nhiên những email như thế sẽ bị loại bỏ ngay lập tức mà NTD không cần hồi âm.

3/. Có câu mở đầu, phần nội dung chính và câu kết thúc đầy đủ. Ví dụ như sau:

+ Mở đầu: Em chào anh/chị, Em là... Em viết thư này gửi tới anh/chị để hỏi về...

+ Nội dung chính: Em đã tốt nghiệp... Em đang tìm kiếm... Em có khả năng...

+ Kết thúc: Rất cám ơn anh/chị đã dành thời gian đọc thư. Mong rằng sẽ sớm nhận được hồi âm của anh/chị. Mọi thông tin chi tiết hơn về bản thân/hồ sơ của em, anh/chị vui lòng xem ở file đính kèm... Em chúc anh/chị một ngày làm việc tốt lành...

4/. Nên có chữ ký ở cuối email. Ví dụ:

"Trân trọng/ Best regards,

- Tên bạn

Thông tin liên lạc của bạn".

Chữ ký không nên bao gồm những câu danh ngôn, bài thơ, hoặc triết lý cuộc sống. Nghe hay đấy, nhưng nó không chuyên nghiệp. Bạn chỉ nên dùng nó khi gửi thư cho bạn bè thôi nhé.

5/. Có địa chỉ email phù hợp. Tốt nhất là chỉ có tên bạn, hạn chế dùng số - đặc biệt là các dãy số (ngày tháng năm sinh, số điện thoại). Bạn cũng không cần thêm nơi làm việc hoặc học tập, đừng bao giờ dùng email do công ty để gửi thư xin việc, email đó sẽ được lưu trên hệ thống và tất nhiên các sếp sẽ không hài lòng về cách làm này của bạn.. Ví dụ:

Email tốt: nguyenvana@...com, hoanglua@....

Email xấu: xinhdepdethuong@..., xinhthiyeukieuthiluot@..., hoangtrontrinh@..., cobemathip@...., mrnam@fpt.vn...

Email xấu như thế này sẽ bị loại bỏ ngay tức khắc:

6/. Sử dụng cách xưng hô phù hợp. Đa phần NTD đều lớn tuổi hơn bạn. Đừng tự xưng mình/tôi và gọi họ là bạn/cậu/ấy hoặc thậm chí là em. Những email như thế này không tôn trọng người nhận.

7/. Có thái độ lịch sự, nhã nhặn. Đừng quá xuồng sã, cợt nhả. Đừng ra lệnh. Đừng cụt lủn. Ví dụ:

- Bác còn tài liệu nào hay thì share em với nhá.

- Tôi muốn nhận mẫu CV thực sự, chứ ko phải những lời hướng dẫn chung chung.

- Anh gửi cho em cẩm nang ngay nhé. Em đang cần gấp...

- Em gửi CV xin việc Nhân viên kinh doanh. Có gì anh liên hệ lại với em theo email...

Những email như thế này nói lên tính cách gì về bạn?

8/. Email thường chỉ nên viết ngắn gọn, đừng quá dài dòng. Trong email của bạn chỉ cần tóm tắt lại Đơn xin việc và đề nghị NTD xem tiếp ở file đính kèm (nên ở định dạng .jpg hoặc .pdf).

Trên đây là 1 số tiêu chí cơ bản để đánh giá email có đúng cách hay không. Trước tiên bạn phải không mắc lỗi đã, sau đó hãy chỉn chu về nội dung thật chuyên nghiệp để thuyết phục NTD.

Chúc bạn thành công.

- Nguyễn Quốc Chiến,

Chuyên gia Tư vấn, Đào tạo,